Улучшаем взаимодействие - избавляемся от авралов

Компании, размещающие заказы на пошив одежды в других городах и странах, сталкиваются с одной одинаковой задачей: как обеспечить предсказуемость и прозрачность хода работ внутри всей цепи поставок?

Перечислим типичные проблемы, указывающие на отсутствие контроля над системой снабжения:

·          несвоевременные отгрузки, которые оборачиваются жалобами от клиентов и, возможно, штрафами

·          избыточные непредвиденные расходы на авиаперевозку или другие виды срочной доставки

·          дополнительные расходы на повторную обработку (переупаковку или повторную маркировку)

·          распродажа с дисконтом товарных остатков, иногда по ценам ниже их себестоимости.

Если мы регулярно сталкиваемся с какой-либо из этих проблем, это означает, что наша цепь поставок все еще не находится под должным контролем.

Можем ли мы действительно отслеживать работу партнеров настолько оперативно и точно, насколько сегодня от нас этого требует рынок? Ведь без эффективного мониторинга и контроля над поставщиками и субподрядчиками существует риск в лучшем случае так и не выйти на оптимальную производительность цепи поставок. А в худшем – потерять покупателей.

Многие компании индустрии моды для планирования и отслеживания заказов до сих пор применяют Excel. Однако, электронные таблицы, являясь исторически отправной точкой автоматизации планирования, в состоянии решить лишь самый ограниченный круг необходимых задач. Почему сегодня Excel стал нашим «узким местом»? 

Необходим комплексный подход к планированию, объединяющий все ключевые элементы в единую систему. Рассмотрим каждый из ключевых компонентов качественной системы планирования.

Прозрачность выполнения заказа с предупреждением о потенциальных проблемах

Необходимо, чтобы сотрудники отделов планирования, закупок и сбыта имели в режиме онлайн единое ясное видение любых возможных проблем. В случае задержек и различных внештатных ситуаций ответственные лица должны быть проинформированы об этом незамедлительно. У них перед глазами должна быть наглядная картина текущего состояния производства с возможностью детализации причин тех или иных проблем. Особенно важно, при необходимости, быстро «налету» перепланировать план производства. Например, в случае изменения требований заказчика, то есть наших собственных.

Четкие коммуникации с партнерами вне зависимости от их удаленности

На практике взаимодействие с производителями или поставщиками материалов осуществляется сразу по всем каналам – по телефону, факсу и электронной почте.

Иногда партнерам отправляются электронные таблицы, чтобы те вносили в них актуальные производственные данные и отправляли назад обновленные файлы. Такой подход характеризуется большими объемами ручного труда и не дает выявить тревожные симптомы на самой ранней стадии. 

Сколько раз мы оказывались в ситуации, когда очень важная информация из-за «человеческого фактора» приходила с опозданием или, что еще хуже, случайно искажалась? Например, отправленное нам (или нами) письмо где-то «пропало» в пути. Или по ошибке отправлялась старая версия excel-файла. Или мы просто забывали уведомить кого-то из наших коллег о неком «небольшом» изменении, о котором и так «почти все уже знали».

Поэтому необходим механизм автоматической генерации и отправки партнерам сообщений о необходимости получения производственной информации, позволяющий им легко обновить статус работ без обмена xls-файлами. Обновленные сведенья от поставщика должны автоматически поступать в систему планирования. Таким образом, ответственные лица компании, разместившей заказ у субподрядчика, мгновенно узнают о любых проблемах на производстве.

Проактивное управление сроками выполнения работ

Чтобы в итоге обеспечить доставку готовых изделий в срок, необходим аккуратный контроль над основными этапами графика работ по заказу, спланированных от конечной даты отгрузки обратным движением по этому графику.

За каждую задачу отвечает конкретный исполнитель, который должен немедленно получать уведомления (например, по электронной почте) о любых задержках в случае их возникновения. Важно, что механизм рассылки предупреждений объединяет все просроченные работы по каждому исполнителю в единое персональное сообщение. В противном случае избыточное количество сообщений делало бы механизм неэффективным.

Сотрудникам фабрики-субподрядчика должны быть доступны различные способы обновления информации (в т.ч. через web-интерфейс или автоматический обмен электронными письмами), чтобы предельно просто и быстро поддерживать график работ в актуальном состоянии.

Расчет потребности в материалах и контроль над сроками их поставок

Если наши субподрядчики работают на давальческом сырье, важно знать, а выполним ли сформированный нами производственный план в контексте наличия требуемых материалов.

В случае потенциальной нехватки материалов необходимо заранее уведомлять ответственных за это лиц. 

Корректировка плана должна выполняться с учетом информации о доступности необходимых материалов, с возможностью мгновенно увидеть результат изменений. Например, приводит ли изменение плана к нарушению сроков отгрузки готовых изделий или нет. 

Наличие информации о нехватке производственных мощностей

При поступлении информации о нехватке или временной недоступности у субподрядчика производственных мощностей требуется вновь проверить план на выполнимость.

Контроль плана должен также осуществляться и в случае изменения объемов доступных мощностей для выполнения «дополнительных» операций (например, вышивки или печати).

Необходимо максимально оперативно информировать вовлеченных лиц о выявленной нехватке производственных мощностей, чтобы привести план в соответствие с последними изменениями и, при необходимости, перепланировать «пострадавшие от этих изменений» заказы. 

Избавляемся от авралов

Успешное решение задачи оптимального размещения заказов требует высокой согласованности и надлежащего качества планирования. Однако, недостаточная прозрачность бизнес-процессов, а также неспособность немедленно и адекватно реагировать на изменения требований заказчиков – типичные проблемы игроков модного бизнеса, усугубляемые удаленностью от партнеров, а также различиями в часовых поясах и кросс-культурными особенностями делового этикета. 

Компании, планирующие в Excel, уже не справляются с требованиями рынка к ускорению и прозрачности информационных потоков. Однако даже самые дорогостоящие бизнес-системы класса ERP, прекрасно решающие задачи учета и документооборота, требуют слишком много ручного труда и поэтому практически не пригодны для автоматизации планирования. Такие системы, хоть и могут обеспечить хранение информации в одном месте, но не в состоянии достаточно согласованно и наглядно представить все необходимые для оперативного управления данные на одном экране. Перспектива же посвятить себя ежедневному изучению и корректировке бумажного «полотенца» с сотнями, а порою и тысячами цифр едва ли привлекательна для топ-менеджера.

К счастью, сегодня на рынках отраслевых систем автоматизации появляются современные инструменты, разработанные непосредственно для планирования и управления размещением заказов. Таким уникальным для индустрии моды решением является программное обеспечение FastReact.

FastReact  - это единая программная среда, в рамках которой доступна вся информация для принятия управленческих решений, такая как: данные по моделям, заказам, объем незагруженных производственных мощностей, количество требуемых материалов и их фактическое количество, данные о выполнении ключевых этапов работы по заказу (например, «утверждение образца», «поступление ткани на склад» и т.п.) В FastReact визуально моделируется размещение заказов (на собственных фабриках и у субподрядчиков) и отслеживается их состояние на всех ключевых стадиях выполнения по принципу «все в одном окне» (рис.1). 

Компании, применяющие для планирования FastReact, отмечают улучшение согласованности в действиях сотрудников за счет использования так называемого метода критического пути. Данный подход позволяет автоматически формировать электронные задания для исполнителей, такие как списки текущих задач с указанием плановой даты выполнения, приоритета выполнения (степени важности задачи) и длительности просрочки, если задача не была выполнена в срок (рис.2). Таким образом, любой исполнитель точно знает, что и в какой момент времени он должен делать.

Модули «Умная почта» и «Обновление хода работ по заказу через Интернет» разработаны для того, чтобы производители (собственные фабрики и/или субподрядчики), расположенные в разных городах или странах, регулярно напрямую обновляли данные о состоянии каждого заказа, сводя к минимуму пресловутый «человеческий фактор».

Информация автоматически направляется системой менеджерам в виде отчетов об исключительных ситуациях (сбоях, непредвиденных или невыполненных в срок событиях и т.п.). Ключевые показатели эффективности (KPI), вынесенные на «приборную доску руководителя», позволяют высшему руководству не только отслеживать динамику своевременного выполнения заказов, процента брака, уровня внеплановых издержек и т.п., но и напрямую контролировать текущие производственные и логистические процессы в компании, при необходимости «проваливаясь» на самый детальный уровень сведений по любому интересующему временному интервалу, партнеру, продукту или исполнителю.